Dlaczego decyzje o wyborze gotowego systemu informatycznego podejmowane są wciąż nieracjonalnie?

...czyli kilka słów o istotności pierwszych etapów projektu...

Spotykając się z wieloma klientami stojącymi przed wyborem rozwiązania informatycznego, obserwując ich wewnętrzny proces decyzyjny, zauważam ze smutkiem iż wybory systemów informatycznych dokonywane są często w sposób irracjonalny. Częściej niż zazwyczaj głównym i jedynym kryterium wyboru jest wyłącznie cena. W sposób absurdalny zakłada się, że w obecnych czasach rynek i konkurencja sprawia, iż produkty oraz usługi oferowane przez różnych dostawców są identyczne, a jedynym ich wyróżnikiem jest cena. Cena, która jest wprost odzwierciedleniem chciwości i pazerności dostawców systemów. Jak w reklamie: skoro nie widać różnicy, to po co przepłacać. Otóż różnica jest. Powiem więcej - jest ich wiele. Klient niestety dowiaduje się o nich z reguły na początku wdrożenia, kiedy emocje związane z zakupem już opadną i zaczyna się „oglądanie” tego co się kupiło wcześniej głównie oczami. Wówczas okazuje się, że funkcjonalności o których długo debatowaliśmy z handlowcem i które wg jego zapewnień miały być standardowymi nie występują w standardzie.  Co więcej ich dorobienie będzie kosztowało co najmniej 40% budżetu wdrożenia. I dalej: że system może być tylko modyfikowany przez producenta i w związku z tym czas oczekiwania na wprowadzenie zmian może wynieść ok. roku, o koszcie nie wspominając, itd. Od tego momentu naszym gościem będą stres, nerwy i być może - szukanie winnych. Cóż, trzeba to powiedzieć jasno i wyraźnie - wpadliśmy w sidła własnej chciwości, ale również - niewiedzy na temat procesu wyboru rozwiązań informatycznych. Mądry Polak po szkodzie.

A przecież można inaczej. Metodycznie. Podzielić proces wyboru na etapy: analizy, wyboru dostawców, prezentacji rozwiązań, weryfikacji referencji, analizy przyszłych całkowitych kosztów posiadania – TCO. Dzisiaj spróbujmy wspólnie skupić się na pierwszym etapie – etapie analizy.

W pierwszej kolejności musimy zdefiniować mierniki sukcesu, czyli odpowiedzieć sobie na pytanie co chcemy osiągnąć wdrażając nowe rozwiązanie i – idąc dalej - jak będziemy to „osiąganie” mierzyć (jaką miarą, w jakiej jednostce). Uprzedzam, że cele pt. chcemy się zinformatyzować, bo informatyzacja uporządkuje nam firmę lub zaczniemy wykorzystywać nowe technologie i dzięki temu będziemy nowocześni nie są CELAMI. Nowe technologie nie powstają dla siebie samych, ale dla rozwiązywania konkretnych problemów. Miernikami mogą być za to: wzrost przychodów o…, redukcja zapasów o…, wzrost rotacji zapasów o…,  redukcja nakładów pracy o…, poprawa jakości obsługi klienta np. poprawę wskaźnika dotrzymywania terminów i warunków dostaw o…, zmniejszenie średniego terminu spłaty należności przeterminowanych o…, itp.

Kolejnym krokiem jest zrozumienie istniejących w firmie procesów biznesowych i ewentualna próba ich poprawy, tzw. „business process re-engineering”. Pracownicy wykonując swoją codzienną pracę często nie mają świadomości o jej wpływie na wszystkie elementy procesu. W związku z tym zdarza się, że ich praca jest przez to nieefektywna lub wręcz zbyteczna (np. cykliczne opracowywanie raportów, które nie są analizowane lub nie są wyciągane z tych analiz wnioski – odwieczny problem polskich wdrożeń – zachłanność - chcemy jak najwięcej różnych raportów, zestawień… co z tego, że w 90% nikt nigdy z nich nie skorzysta).

Idąc dalej, należy zebrać wymagania odnośnie przebiegu procesów. Wymagania mogą dotyczyć sekwencji działań w procesie, ewidencjonowanych danych, spodziewanych czasów reakcji systemu, wydruków dokumentów operacyjnych i raportów, itp. Im bardziej szczegółowe wymagania tym mniejsze prawdopodobieństwo pominięcia czegoś istotnego podczas wdrożenia.

Kolejny krok to priorytetyzacja wymagań, czyli „jeszcze się taki nie urodził, co by wszystkim dogodził”. Świat składa się z kompromisów. Skoro nie mamy nieskończonego budżetu to musimy pogodzić się, że z czegoś będziemy musieli zrezygnować lub przenieść do realizacji w przyszłości. Temu ma służyć właśnie ustalanie priorytetów. Pamiętajmy jednak, że jeżeli wszystkie nasze wymagania otrzymają wysokie priorytety to coś jest „nie tak” i trzeba zabawę powtórzyć.

Zarządzenie zakresem, budżetem i czasem – największa sztuka i klucz do sukcesu projektu. Polecam nie eksperymentowanie, ale skorzystanie ze sprawdzonym metodyk wdrożeniowych. Ale o tym w innym artykule.